Использую в работе программу EverNote, абалденный помощник в нашем деле. Заметка может содержать контакты, текст, фото видео, причем в фото текста, в том числе рукописный, распознается и доступен для поиска . Есть договоренность, название заметки - номер школы/сада, название группы, номер класса, смена, кабинет, тоесть в названии заказа - все самое важное, в самой заметке первым делом, контактные данные родителей учителей, емэйлы и прочее - нефик засирать телефонную книгу, далее все что надо записать по заказу, пометки, и прочее. Забирая бланк заказа фотографирую его, помогает, у тебя всегда с собой все бланки заказа ))) да и на случай потери. Делаю пробный альбом, фотографирую его, при взгляде на список заметок, я сразу вижу что где у кого и на каком этапе, нет никаких фотографийц, значит нет даже бланка заказа, есть фото альбома - значит заказчик проверяет, после отдачи переношу в папку отдано, что бы исполненные заказы не путались под ногами.
Вешь потрясающая, синхронизация с компьютером, планшетом, телефоном - есть веб сервис, тоже пару раз пользовался.
Секретарь нафик не нужен, все дела в абсолютном порядке + гугл календарь для полного счастья