По выпускникам - на каждую группу\класс обязательно завожу папку/скоросшиватель с закреплёнными в ней 3-4 файлами А4. Первый лист А4 - собственно заказ от родителей. На него я записываю всю информацию - название группы, как зовут учителей и их телефоны, кто родители и телефоны, кого хотят видеть на виньетке, списочный состав, когда выпускной, какой образец фона итд. Этот лист в папке всегда первым. Второй лист - протокол съёмки. Там по порядку записываются дети и взрослые присевшие на стульчик. На таком листе поперёк записываются все отсутствовавшие на съёмке, что бы потом не забыть кого не было и совпала ли цифра списочного состава - в этом году был случай, когда ребёнок был в группе но не "присел", а воспитатели не заметили.
Третий лист - это напечатанный без ошибок список группы (пару лет входит в мой райдер). Что бы дома, при переименовании перед глазами было правильное написание.
Такая схема даёт возможность не отвлекаться на "мелочи". Конкретный родитель мною проинструктирован, а остальные "желающие поучаствовать" не смогут это сделать. Что бы изменить проект нужно, что бы собрались трое - я, заказчик (конкретный родитель) и папка группы
Ещё забыл сказать, что без денег и списка кому делать, а кому нет - проект не начинаю. На столе возле компа всегда стопка папок и по ним видно что вперёд, а что попозже.